Hoe herken je een spookfactuur?

Onverwacht krijg je per mail een factuur binnen die je wenkbrauwen doen fronsen.
De mail luidt als volgt:

spookfactuur voorbeeldVan: “.NL Domein Registratie” <emmadevries2020@outlook.com>
Datum: 23 januari 2020 om 14:21:33 CET
Aan: “info@jaarspecificatie2020.com” <info@jaarspecificatie2020.com>
Onderwerp: Domeinregistratie voor 2020 / 2021

Geachte Heer / Mevrouw, ​ ​ ​

Bij deze de specificatie aangaande uw domeinregistratie voor 2020 / 2021.​ ​
Hopelijk u naar behoren te hebben ingelicht.​ ​ ​
Hoogachtend,​ ​ ​

Eva Janssen​ ​
Klantenservice​
DNS Service NL​ Domein & Web Hosting

Het gaat in dit geval overduidelijk om een spookfactuur ofwel, acquisitiefraude.

Acquisitiefraudeurs profiteren van onwetendheid

Bijna iedere ondernemer of bedrijf heeft wel een website maar velen zijn leken op het gebied van hosting, domeinen, DNS, databases, etc. Als je dan een factuur binnenkrijgt zonder dat je gehinderd wordt door enige mate van kennis is de kans groot dat je overgaat tot betaling. Immers, je hebt een website dus het zal daar wel mee te maken hebben…toch?
Onwetendheid is de bron van alle kwaad en zodoende ben je een “sitting duck” voor malafide bedrijven zoals uit het voorbeeld.

De impact van spookfacturen op grotere bedrijven

Veel ondernemers van grotere organisaties hebben hun financiële administratie logischerwijs uitbesteedt aan interne afdelingen waardoor ze weliswaar zelf minder hoeven te doen maar tegelijkertijd ook meer risico lopen.
Meestal zijn er dan ook afspraken gemaakt over een maximum betalingsbedrag waar een administratief medewerker geen toestemming voor hoeft te vragen.
Het punt is dat juist in die afspraak het grootste gevaar schuilt.
Malafide bedrijven sturen meestal spookfacturen met kleine bedragen (variërend van 25-250 EUR) waardoor ze niet opvallen en vaak zonder verdere controle betaald worden door een nietsvermoedende medewerker.

Is een spookfactuur legaal of illegaal?

Hoe gek het ook klinkt, het antwoord hierop is complexer dan je waarschijnlijk zou verwachten.
Op de meeste van dit soort facturen staat namelijk vaak in de kleine lettertjes, dat het om een aanbieding gaat en niet om een factuur.
De acquisitiefraudeur kan dan immers achteraf zeggen dat het ‘slechts een aanbieding was’, en dat de factuur slechts was aangehecht ‘zodat geïnteresseerden direct konden betalen’.
Een ding staat vast, als je betaalt is het enorm lastig om er vanaf te komen en te bewijzen dat je in je recht staat.

De belangrijkste kenmerken van een spookfactuur

    • De begeleidende e mail is vaak verstuurd vanuit een bedrijfsnaam maar met een particuliere mailextensie zoals outlook.com, gmail.com of hotmail.com.
    • Het geadresseerde mailadres betreft meestal niet je eigen mailadres
    • Vaak ontbreken je persoonlijke- of bedrijfsgegevens en een klantnummer
    • Het bedrijf in kwestie verzuimd om diens KVK nummer te vermelden
    • Aanhef is nooit persoonlijk
    • De naam van de afzender in het emailbericht wijkt vaak af van de naam in het “van” of “from” veld in het bericht.
    • Telefoonnummers zijn meestal niet te bereiken of bestaan simpelweg niet
    • De omschrijvingen op de factuur zijn meestal vrij algemeen waarbij in dit geval ook de domein waarvoor je aangeslagen wordt ontbreekt.
    • Vaak heeft de begunstigde een buitenlands IBAN nummer zoals in dit geval een Spaans nummer: ES11 2100 2655 0302 1024 7096

4 tips om een spookfactuur snel te detecteren

  1. Open de bijgevoegde PDF in je browser en toets CTRL+F voor Windows of COMMAND+F voor Mac gebruikers. Toets nu in het veldje “aanbieding”. Als er in de factuur staat dat het om een aanbieding gaat en niet om een factuur dan komt dit direct naar voren.
  2. Kijk naar het bankrekeningnummer, meestal is deze buitenlands. Voor de meeste ondernemers vreemd en dus reden genoeg om extra alert te zijn.
  3. Knip de extensie van de mailadressen af en open ze in je browser. (bijvoorbeeld: info@jaarspecificatie2020.com waarbij je jaarspecificatie2020.com in je browser opent. Meestal komen deze domeinen op niets uit of zelfs op waarschuwende landing pages zoals dnsserviceadmin.nl.
  4. Doe een belpoging op het telefoonnummer dat vermeld staat op de factuur.

Kubus helpt!
Twijfel je over de authenticiteit van een factuur?
Stuur een verzoek tot een GRATIS & VRIJBLIJVENDE verzoek door naar info@kubussmart.nl.

Artikelen gerelateerd aan…