Administratie en belastingen voor startende ondernemers

Je wilt starten met een onderneming en weet niet wat er allemaal op je af komt. Een bekend dilemma van veel startende ondernemers. Starten met een bedrijf brengt veel onzekerheden met zich mee en daarom is een beetje hulp soms wel fijn. De administratiekantoren van Kubus zijn bedreven in administratie, belastingen en coaching van startende ondernemers en helpen je dan ook graag op weg. Hieronder tref je een leidraad die je op kan helpen bij het starten van je nieuwe onderneming.

Bepaal je rechtsvorm

Een rechtsvorm of ondernemingsvorm is de juridische vorm van je bedrijf. De juridische vorm bepaalt oa de bestuursvorm, aansprakelijkheid en belastingverplichtingen.

De meest voorkomende rechtsvormen zijn de eenmanszaak voor als je alleen gaat werken, vennootschap onder firma (VOF) in het geval van een simpele samenwerking en de besloten vennootschap (BV) voor oa risicovollere samenwerkingen.
Belangrijk gegevens is dat een eenmanszaak en VOF natuurlijke personen zijn. De BV is een rechtspersoon. Het verschil tussen beide is de aansprakelijkheid; bij eenmanszaak en VOF ben je privé aansprakelijk, bij een BV is de rechtspersoon aansprakelijk.

Overigens, de term “ZZP-er” ofwel zelfstandige zonder personeel is geen rechtsvorm maar officieus volksbegrip van de rechtsvorm eenmanszaak. Anders dan dat de naam wellicht doet vermoeden kun je als eenmanszaak wel personeel in dienst nemen. Of dit verstandig is hangt van diverse factoren af, vraag hiervoor advies aan bij een Kubus vestiging in jouw regio.
Schrijf je in bij de Kamer van Koophandel
Om als ondernemer te kunnen starten met je bedrijf heb je een KVK inschrijving nodig. Schrijf je je in als eenmanszaak of VOF dan kan dit rechtstreeks bij de kamer van koophandel. Let wel, je moet je wel eerst online inschrijven via de website van KVK. 

Schrijf je je in als BV dan moet je naar de notaris. Hij registreert de inschrijving bij de KVK en stelt zogenaamde statuten op. Statuten zijn grondregels, bepalingen die ten grondslag liggen aan bepaalde rechtspersonen zoals de BV.
Tip: Het inschrijven via een notaris kost geld en het kan lonend zijn om vooraf prijsopgaves te doen bij verschillende notarissen.

Zodra je na inschrijving het KVK nummer en BTW nummer hebt ontvangen mag je aan de slag.

Leg je administratie aan

Administreren is niets anders dan het organiseren van alle documenten en geldstromen binnen je bedrijf. De hieruit voortvloeiende resultaten is je boekhouding.

Open een zakelijke bankrekening

Een zakelijke rekening is bedoeld voor alle soorten ondernemingen, of het nu gaat om een eenmanszaak, VOF of BV. De grote banken in ons land bieden allemaal de mogelijkheid om een rekening voor het bedrijf te openen afgestemd op jouw situatie. Zo zijn er bijvoorbeeld pakketten die specifiek voor zzp’ers bedoeld zijn.

Zakelijke bankrekeningen, weliswaar iets duurder dan particuliere maar even eenvoudig te openen, hebben het voordeel dat je ze kunt koppelen aan eventuele administratieve software en andere faciliteiten.

Zakelijke rekeningen hebben bijvoorbeeld als voordeel dat er extra betaalrekeningen kunnen worden toegevoegd, voor verschillende doeleinden. Het is dan mogelijk om bijvoorbeeld de ontvangen btw apart te zetten. Ondernemingen kunnen zakelijke creditcards koppelen aan een zakelijke rekening, waardoor personeelsleden op een eenvoudige manier zakelijk aankopen in het buitenland kunnen doen.

Verdiep je in je facturatie

Je klanten betalen je voor je diensten en producten. Om jou te kunnen betalen moeten je klanten op de hoogte worden gesteld van het te betalen bedrag en de voorwaarden middels een officieel document: de factuur.
De factuur bestaat vaak uit een kop je logo en met algemene, wettelijk verplichte gegevens betreffende de gehele factuur.

Je kunt op meerdere manieren een factuur opstellen, zoals met een Word-sjabloon, een Excel-sjabloon of met behulp van software.
Ons advies is om te kiezen voor software. Word en Excel kán maar zijn foutgevoelig, losbladig en omslachtig.
Tegenwoordig kun je voor enkele euro’s per maand prachtige oplossingen vinden voor je facturatie of zelfs je complete administratie. Onze Kubus vestigingen kunnen je hierin begeleiden.

Bewaar en bewaak je documenten zorgvuldig

Je bent bij wet verplicht om alle documenten binnen je bedrijf zorgvuldig te bewaren. Je kunt dit doen door middel van ordners maar je mag dit ook digitaal doen.

Met behulp van ouderwetse ordners

Ordners nemen veel plaats in en kosten tijd om door te spitten. Mocht je de administratie en boekhouding uit handen willen geven houdt er dan rekening mee dat de betreffende dienstverlener over de ordner moet beschikken om in diens eigen systeem in te kunnen voeren. Dit brengt ongemak met zich mee, immers je beschikt niet over je documenten gedurende een periode. Ook brengt het een zeker risico met zich mee; wat doe je in het geval van brand of verlies door je dienstverlener?
Het handmatig doorworstelen van administraties zorgt voor hogere kosten bij je dienstverlener.

Met behulp van eigen digitale oplossingen

Tegenwoordig heeft iedereen een smartphone. Op iedere smartphone is het mogelijk om foto’s te maken en er zijn dan ook talloze apps te krijgen die kunnen fotograferen naar PDF.
Met dit soort apps maak je eenvoudig een foto van je documenten en converteer je ze naar een PDF bestanden in je administratie. Sla ze op op je PC, maak zonodig backups.

Mocht je de administratie en boekhouding uit handen willen geven dan kun je de betreffende dienstverlener eenvoudig en snel voorzien van de juiste documenten.
In tegenstelling tot de ouderwetse ordner behoud je zelf je administratie en geef je niet meteen je ziel en zaligheid prijs.

Het handmatig doorworstelen van administraties is hier echter niet mee getackeld en zorgt voor hogere kosten bij je dienstverlener.

Met behulp van digitale oplossingen door onze Kubus adviseurs

Onze Kubus adviseurs werken volledig geautomatiseerd en daardoor houden we meer tijd over voor advies.

Wij beschikken over digitale oplossingen, software, die jouw en ons leven een stuk gemakkelijker maken. Het enige dat je hoeft te doen is je administratie te fotograferen, te mailen naar onze systemen en…klaar!

Je administratie wordt met behulp van herkenningssoftware onder ons toeziend oog direct in je boekhouding verwerkt. Met onze oplossingen ben je zeker van lagere kosten, meer inzicht en minder fouten! Onze Kubus vestigingen kunnen je hierin begeleiden.
Houd rekening met je belastingaangiftes
Als ondernemer heb je basaal te maken met de volgende belastingaangiftes;

  • Omzetbelasting aangifte (OB); de te verrekenen BTW over je uitgaven en inkomsten, meestal per kwartaal.
  • Inkomstenbelasting aangifte (IB); De winst uit de onderneming wordt jaarlijks vermeld in uw aangifte inkomstenbelasting.
  • Vennootschapsbelasting aangifte (Vpb); Jaarlijkse belastingaangifte over de winst in het geval van een BV.

Tip: Open in elk geval een separate rekening voor de IB en OB.
Voor de IB is het verstandig om ca 30% van je inkomsten ex BTW te reserven.
Voor de OB is het slim om je gefactureerde BTW per maand te reserveren. Op deze manier houdt je na aftrek van je betaalde BTW (voorbelasting) altijd geld over en creëer je een buffer voor incidentele uitgaven.

Voor vragen, opmerkingen en andere feedback neem gerust contact met ons op via de chat!

Artikelen gerelateerd aan…