Ook zo AVG-moe? Toch nog een paar tips

De Algemene Verordening Gegevensbescherming is in werking getreden. Je kon de afgelopen tijd bijna geen website open klikken en geen krant openslaan, zonder dreigende woorden over de plicht tot invoeren van Privacy Statements, uitvoeren van Data Protection Impact Assessments etc. én bijbehorend doem en verderf als we daar niet subiet iets mee gaan doen. Veel ondernemers zijn in een stuip geschoten om de noodzakelijke papierhandel maar zo snel mogelijk op orde te krijgen en wanen zich nu “AVG-proof”, daarbij geholpen door een uit grond geschoten en inmiddels florerende schare van adviserende privacy-experts. Waar echter vaak aan voorbijgegaan wordt is datgene waar het nu eigenlijk allemaal om begonnen was. En dat is Bewustwording.

Bewustwording

De reden waarom we met zijn allen weer een ‘papierberg’ moeten optuigen, is de op zichzelf prima gedachte, dat we wat meer bewust stil moeten staan bij de hoeveelheid gegevens die we van andere mensen verzamelen en met name ook bewaren. In een tijd dat dat steeds gemakkelijker wordt, is dat terecht een aandachtspunt. Het getuigt van respect voor andermans persoonlijke levenssfeer om daar aandacht aan te geven. Over de wijze waarop dat nu afgedwongen wordt vanuit Brussel kun je van mening verschillen, maar de achterliggende gedachte is beslist nobel en eigenlijk van alle tijden.

Gezond verstand

Dat bewustzijn, waar het allemaal om begonnen was, begint bij tamelijk eenvoudige dingen en hoeft niet direct iets te maken te hebben met het wel of niet verplicht toepassen van tweeweg-identificatie voor uw email. Het begint bij eens even bewust anders proberen te kijken naar wat praktische dingen in het eigen bedrijf. Naar wat u eigenlijk aan overbodige gegevens van andere mensen bewaart en hoe daar soms onbewust tamelijk laconiek mee wordt omgegaan. Om vervolgens daar soms met eenvoudige oplossingen verandering in te brengen. Eigenlijk gewoon gezond verstand gebruiken dus.

Tips om u op gang te helpen

• die map met CV’s van de laatste sollicitatierondes, die ‘voor het geval dat’ nog in de la ligt, terwijl die maar 4 weken bewaard mogen worden;
• die oude bedrijfscomputers achter in de garage, waar de harde schijven nog altijd eens uit gehaald moeten worden;
• die oude IPhone waar uw kleuter (klein)zoon nu mee speelt, die geen kwaad kan omdat het SIM-kaartje eruit is en waarvan het wachtwoord verwijderd is, die wel nog een geheugen boordevol gegevens heeft;
• die onbeveiligde USB-sticks op de schaal op het tafeltje in de hal, die daar zijn neergelegd omdat er van jas gewisseld werd en ze zeker niet kwijt mochten raken;
• het geheugen van de bluetooth voorziening van uw auto, die er binnenkort uit gaat, en waar voor het gemak alle contacten eens in geladen zijn;
• de oud-papierbak naast de printer, waar alle foute prints ingegooid worden en die de interieurverzorgster toch echt iedere week gewoon in de afvalcontainer gooit;
• die dossierkast met klantendossiers waarvan het slot sinds jaar en dag kapot is;
• de banden van de beveiligingscamera die zijn blijven liggen; voor het geval dat.

En zo zouden we nog even kunnen doorgaan, maar u begrijpt vast wat we willen zeggen. Gewoon gezonde verstand!

Wij, van Kubus, hebben niet de pretentie opeens privacy-specialist te zijn. De materie is té ingewikkeld en de regels nog altijd te onduidelijk om dat waar te kunnen maken. We geven een goed advies of we geven géén advies. Wij doen waar we goed in zijn en wat u van ons mag verwachten: Het verzorgen van uw administratie en het regelen van uw fiscale perikelen; degelijk, betrouwbaar en tegen een redelijke prijs. En als we het zelf niet kunnen, dan verwijzen we door naar een specialist. En dat is dus precies wat we doen als het gaat om AVG-vragen. Voor een gedegen overzicht wat allemaal van u verwacht wordt in het kader de AVG verwijzen we graag naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens, die het als toezichthouder eigenlijk allemaal zou moeten weten.