Administratie Belastingen Loonadministratie Onlineboekhouden Bedrijfsadvies | Kubus. Vierkant achter uw zaak. | t 0800 - 69 69 696 | m info@kubus.nl

Kubus Tip: Efficiëntie met digitale facturen

Het zal je ongetwijfeld eerder ter ore gekomen zijn, de administratieve sector is aan het innoveren. Dat wil voornamelijk zeggen dat we aan het digitaliseren zijn. En met deze innovatie komt vooral efficiëntie tot stand. Door het efficiënter verwerken van documenten zoals inkoop- en verkoopfacturen bespaar je tijd, maar ook je boekhouder bespaart tijd en dat vertalen wij bij Kubus naar een scherp tarief.

Factureren vanuit WORD, Excel of software

Wanneer je als ondernemer niet veel facturen verstuurt, omdat je bijvoorbeeld maandelijks een verzamelfactuur voor je opdrachtgever maakt, zien wij vaak dat men dat in Word of Excel doet. In dat geval sla je de gemaakte factuur op in PDF en stuur je die via email naar je opdrachtgever. Bij je Kubus adviseur kun je ervoor kiezen om je facturen aan te leveren in je eigen digitale omgeving. Aan deze persoonlijke omgeving is een persoonlijk email adres gekoppeld. Wanneer je dit email adres in de BCC van je te verzenden factuur zet, wordt in dezelfde handeling je gemaakte verkoopfactuur ook je administratie in geschoten. Je hoeft dit dus niet separaat te doen en dat bespaart tijd.

Automatische incasso’s

Werk je met facturatie software anders dan de software die je van je Kubus adviseur kunt gebruiken dan kun je ook daar je persoonlijke email adres van je administratie in ofwel de BCC ofwel punt komma gescheiden toevoegen. Op deze manier wordt je verzonden verkoopfactuur ook direct je administratie in geschoten. Bij de meeste softwarepakketten is dit geen probleem, uitzonderingen daar gelaten. Wil je precies weten hoe dit voor jou kan werken, neem dan contact op met je Kubus adviseur.
De andere kant op werkt dit natuurlijk ook. Je maakt vast en zeker wel kosten voor je bedrijf die een repeterend karakter hebben waarvoor de bedragen automatisch worden geïncasseerd. Denk bijvoorbeeld aan leasekosten, brandstofkosten maar ook je maandabonnement van je boekhouder. In deze gevallen kun je aan je leverancier vragen de factuur te sturen naar je persoonlijke administratie mailadres. Op deze manier wordt je factuur direct je administratie in geschoten en heb jij er zelf geen omkijken meer naar. Advies van onze kant is om dit alleen te doen met facturen waarvan je zeker weet dat het bedrag elke maand hetzelfde is. Facturen die automatisch worden geïncasseerd maar waarvan het bedrag kan wisselen kun je beter eerst controleren en dan zelf doormailen naar je administratie.

Wil je precies weten hoe wij bij Kubus jouw administratie kunnen optimaliseren? neem dan gerust contact op met je Kubus adviseur.

Eerdere berichten

Artikelen gerelateerd aan…

2018-06-26T09:55:53+00:00