Administratie voor ZZP'ers

Een administratie bestaat uit een aantal basisgegevens:

• Grootboekadministratie
  Een grootboekadministratie bestaat uit een aantal “verzamelmappen” waarin u de inkomsten en uitgaven onderbrengt in groepen zoals bijvoorbeeld: geleverde producten, bankrekeningen, autokosten, telefoonkosten, ontvangen BTW, betaalde BTW etc. Al deze onderwerpen krijgen een nummer, een zogenaamd grootboekrekeningnummer. Het grootboek is eigenlijk de schil om de gehele boekhouding.
• Debiteuren en crediteurenadministratie
  Hierin staan de facturen van uw klanten en uw leveranciers gespecificeerd met bedragen, openstaande posten, BTW etc. Deze gegevens zijn afkomstig van uw in- en verkoopadministratie.
• Voorraadadministratie
  Indien u werkt met inkoop en verkoop van goederen zult u minstens één keer per jaar moeten inventariseren en de voorraad en de waarde daarvan moeten vermelden in de boekhouding. U kunt ook een geautomatiseerde voorraadadministratie bijhouden in sommige boekhoudpakketten. Dit is eigenlijk alleen interessant als u veel inkoopt en verkoopt.
• In- en verkoopadministratie
  De in- en verkoop administratie bestaat uit het inboeken van uw verkoopfacturen en inkoopfacturen op grootboekrekeningen. In een boekhoudpakket worden verkoopfacturen vrijwel altijd automatisch bij het aanmaken van de facturen. Inkoopfacturen boekt u handmatig in het systeem.
• Loonadministratie
  Dit is alleen van toepassing wanneer u personeel in dienst heeft.

Als u iets levert of verkoopt moet er een factuur opgemaakt worden die de afnemer kan betalen aan u. Veelal worden facturen gemaakt in een boekhoudprogramma als bijvoorbeeld Snelstart of King, maar u kunt ze ook handmatig aanmaken in bijvoorbeeld Excel.

De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan een correcte factuur:

• Facturen dienen voorzien te zijn van een datum en een doorlopend nummer.
• Op de factuur staan naam, adres en BTW nummer van de afnemer.
• Een duidelijke vermelding van het geleverde goed of de verrichte dienst.
• Prijzen vermeldt u exclusief BTW.
• De BTW bedragen dient u te splitsen naar percentage (0%, 6% of 21%).

Alle zakelijke kosten die u maakt dient u in de boekhouding te verwerken. Onkosten zijn aftrekbaar van uw winst waardoor u minder belasting betaalt en u de BTW op inkoop terug kunt vorderen. De uitgaven dienen een zakelijk karakter te hebben, waarbij u dient te handelen volgens goed koopmansgebruik. Ook autokosten en reiskosten dient u in uw boekhouding te vermelden evenals de afschrijving van de waarde van uw inventaris, gereedschap, computer etc.

Uit uw administratie zult u een BTW aangifte moeten verzorgen, veelal kan dit per kwartaal. Bij een boekhoudprogramma kan dit meestal met één druk op de knop. Hieruit ontstaat een print die u handmatig kunt overbrengen op de elektronische aangifte op de website van de belastingdienst. Het te betalen bedrag aan BTW is het verschil tussen de door u ontvangen BTW bij de verkoopfacturen en de betaalde BTW bij uw inkopen en onkosten. Indien dit een klein bedrag is komt u in aanmerking voor de Kleine Ondernemers Regeling (KOR). Verzorg uw aangifte en betaling aan de Belastingdienst tijdig. Het wordt niet gewaardeerd als u te laat aangifte doet, dit kan leiden tot een fikse boete.

Aan het eind van een kalenderjaar dient u een winst- en verliesrekening te produceren waaruit blijkt welke winst u in uw bedrijf heeft gemaakt. Dit is eigenlijk een verzameling van cijfers over uw bedrijf, waarin staat wat u verdient heeft, wat uw eigen vermogen is, welke schulden u heeft aan leveranciers, wat u nog dient te ontvangen van uw klanten etc. Kortom het is net als een schoolrapport waarin staat hoe goed, of slecht u presteert met uw bedrijf. De winst die vermeld staat in uw winst- en verliesrekening is het uitgangspunt voor de te betalen inkomstenbelasting.

Belasting betalen moeten we allemaal, nooit leuk. Maar als u belasting moet betalen, dan heeft u winst gemaakt of te wel iets verdiend. Eens per jaar (maart - april) dient u een aangifte voor de inkomstenbelasting te doen. In geval dat nodig is kan KUBUS uitstel van aangifte voor u regelen. Het uitgangspunt is de winst die u in uw winst- en verliesrekening heeft staan. Vanuit dit basisbedrag kunt u de belastingvoordelen voor zelfstandigen toepassen. Zelfstandigenaftrek, MKB winstvrijstelling, startersaftrek etc. hetgeen u aanzienlijke belastingvoordelen opleverd.